Über die Smart-Store GmbH

Die Smart-Store GmbH unterstützt und begleitet Firmen in ganz Deutschland auf dem Weg in die digitale Archivierung. Durch langjährige Erfahrung in der Archivierung, dem Scanservice und dem Dokumentenmanagement sind wir absoluter Spezialist, wenn es darum geht Dokumente, Aktenordner oder Briefe aus Papier in digitale Daten umzuwandeln.

Die digitale Archivierung im Bereich „Insolvenzakten“ ist eine zusätzliche Dienstleistung von uns, in der wir uns die vergangenen Jahre spezialisiert haben.

Mehr über die Smart-Store GmbH und weitere Informationen über die verschiedenen Leistungen rund um die Digitalisierung erhalten Sie auf unserer Firmenwebseite

 

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Das "Smart-Konzept"

Von der Angebotserstellung inklusive Beratung bis zur zertifizierten Vernichtung. Unser Konzept ist zwar ein großes Ganzes, aber setzt sich aus vielen einzelnen Bausteinen zusammen. Dadurch bietet es immer den richtigen Einstieg in die Digitalisierung.

Angebot: Jedes Angebot wird individuell für Ihren Bedarf erstellt. Ihre Angaben und ein persönliches Gespräch helfen uns bei der Einschätzung des Aufwands und der Angebotserstellung.

Logistik: Der sichere Transport Ihrer Akten ist Teil unseres Konzepts. Wir planen mit Ihnen den Transfer der Akten auf Wunsch inklusive Verpackung. Für die sichere Überführung sind unsere Fahrzeuge GPS überwacht. Nach dem Eintreffen an unserem Standort werden die Akten einzeln erfasst und im Sicherheitslager für den Scan zwischengelagert. In diesem Schritt entsteht eine Protokolldatei, die die Akten über den gesamten Ablauf begleitet.

Digitalisierung: Die Digitalisierung besteht aus mehreren Arbeitsschritten. Zunächst werden alle Akten durch unsere Belegaufbereitung für den Scan vorbereitet. Nach dem Scan werden in der Datenerfassung die benötigten Informationen von den Dokumenten erfasst. Während der gesamten Digitalisierung führen wir immer wieder Qualitätskontrollen durch.

Datenexport: Nach der Digitalisierung stellen wir Ihnen die gewünschten Daten bereit. Entweder als PDF oder PDF/A in Verzeichnisstruktur oder als PDF mit entsprechenden Importdateien wie JPL, CSV, XML etc. Wir liefern Daten grundsätzlich Software-unabhängig, passend für nahezu jedes Dokumentenmanagementsystem.

Originale: Die originalen Akten und Papierdokumente verbleiben für eine Frist von ein paar Wochen in unserem Sicherheitslager. Während dieser Frist haben Sie ausreichend Zeit für eine Kontrolle der Ergebnisse und die Abnahme. Nach der Abnahme haben Sie die Wahl. Die Akten können nach ISO 66399 vernichtet werden, für eine längere Zeit in unser Sicherheitslager eingelagert werden oder auch zu Ihnen oder in ein anderes Lager zurückgeliefert werden.

Sicherheit: Die Sicherheit Ihrer Akten und der sensiblen Firmeninformationen liegen uns sehr am Herzen. Deswegen sorgen wir mit lückenlosen Protokollen und umfangreichen Sicherheitsmaßnahmen für den Schutz Ihrer digitalen und analogen Akten. Zutrittskontrollen, Alarmanlagen und moderne Schließsysteme sind neben einer IT-Infrastruktur, die immer weiterentwickelt wird, für uns selbstverständlich, um Ihre Akten zu schützen und Ihnen diese Sicherheit zu gewährleisten.

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Zertifiziert nach ISO 9001: 2015

Qualitätsmanagement

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