Welche Vorteile ergeben sich aus einer Digitalisierung im Vergleich zur herkömmlichen Aufbewahrung?

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Unabhängig von einer Insolvenz, Liquidation oder Betriebsübernahme bietet eine digitale Archivierung von Unterlagen immer eine Vielzahl an Vorteilen gegenüber der Aufbewahrung in Papierform.

Beginnend bei der Platzersparnis: Ein digitaler Aktenordner benötigt ca. 30-50 MB an Speicherplatz, das Original darf vernichtet werden. Die Möglichkeiten mehrere Tausend Aktenordner auf Datenträgern zu speichern sind also nahezu unbegrenzt.

  • Zugriff Betriebsfremder: Auch wenn der Insolvenzverwalter oder im Falle einer Betriebsübernahme der neue Inhaber offiziell für die Unterlagen zuständig ist, bleibt er – was die Vergangenheit betrifft – ein „Betriebsfremder“. Und als eben solcher muss er sich in „fremden Unterlagen“ zurechtfinden. Das kann schwer, zeitaufwendig bis hin „unmöglich“ sein. Auch hier schafft eine Digitalisierung in Kombination mit einer guten Texterkennung Abhilfe: Werden spezielle Daten oder Dokumente benötigt, muss der Recherchierende nicht zwingend wissen in welchem Ordner er/sie suchen muss. Mithilfe der Texterkennung kann übergreifend über alle Aktenordner nach Stichworten und/oder speziellen Daten wie Rechnungsnummern oder sogar Beträgen gesucht werden, und die Software zeigt die jeweiligen Fundstellen in den Dokumenten an. Durch Doppelklick ist das Dokument sofort einsehbar.
  • Keine laufenden Kosten: Bisher wurden Unterlagen die nach Betriebseinstellung der Aufbewahrungspflicht unterliegen meist extern eingelagert, oder finden Ihre letzte Ruhe in Kellern oder Dachböden. All diese vielfältigen Lagermöglichkeiten verursachen meist laufende Kosten. Das ist ärgerlich, denn Einnahmen werden bei Betriebseinstellung bzw. Insolvenz nicht mehr generiert. Eine Digitalisierung der Unterlagen wird hingegen einmalig bezahlt, Lagerkosten entstehen nicht. Außerdem entstehen bei Zugriff auf gelagerte Dokumente/Akten oft Folgekosten, die im Vorfeld kaum absehbar sind. Digital archivierte Dokumente sind sofort verfügbar, Kosten für zukünftige Zugriffe entstehen nicht.
  • Dokumentensicherung: Wie im vorangegangenen Punkt schon erwähnt, findet eine Lagerung aufbewahrungspflichtiger Dokumente oft in feuchten Kellerräumen oder verstaubten Dachböden statt. Alles insgesamt Umstände die dem Zustand von Originalen Unterlagen in Papierform nicht zuträglich sind. Die Katastrophe tritt oft erst ein, wenn nach längerer Zeit die Unterlagen gesichtet werden müssen. In digitaler Form entstehen diese Probleme nicht. Auf Wunsch erhalten Sie Ihre Unterlagen von uns auch auf Datenträgern wie DVD oder USB-Stick. Sie können so viele Kopien anfordern oder selbst erstellen wie Sie möchten, und diese wiederum an verschiedenen Orten lagern. So können Sie sicher sein jederzeit problemlos jede Information in perfektem Zustand abrufen zu können.

Zuletzt aktualisiert am 22.03.2021 von Smart-Store.

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