Welche Akten sollte ich scannen (lassen) ?

Bei der Beantwortung dieser Frage spielt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht eine Rolle. Der Gesetzgeber gibt hier vor, das alle „steuerlich relevanten Unterlagen“ der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Eine sehr weit gefasste Formulierung. Grundsätzlich sollten Sie aber davon ausgehen, dass folgende Unterlagen der Aufbewahrungspflicht unterliegen:

  • Kreditoren und Debitoren der Buchhaltung
  • Schriftverkehr in Zusammenhang mit der Buchführung und Auftragsentstehung
  • Lieferscheine
  • Auftragsbestätigungen & Bestellungen
  • Personalunterlagen
  • Kontounterlagen

Im Zweifel gilt, je mehr, desto sicherer. Bei Insolvenz oder Liquidation müssen allerdings auch die Kosten im Blick behalten werden.

Daher unser Praxistipp: Eine Digitalisierung lohnt sich in jedem Fall für die oben genannten Unterlagen. Dokumente wie Schriftverkehr, Auftragsdokumentation oder Projektunterlagen sollten Sie digitalisieren (lassen) wenn der Inhalt für sie selbst noch einen Wert darstellt. Ansonsten können Sie Unterlagen die nicht zwingend der Aufbewahrungspflicht unterliegen in diesem Fall tatsächlich „nur“ einlagern.

Zuletzt aktualisiert am 15.03.2021 von Smart-Store.

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