Was habe ich im Vorfeld einer Digitalisierung zu tun?

Die Grundlage für eine eindeutige Archivierung und Benennung der Unterlagen ist in erster Linie die Beschriftung der Ordner. Vom Ordnerrücken erfassen wir relevante Daten für die digitale Struktur.

Dies sind Daten wie:

  • Abteilung
  • Belegart/Dokumententyp
  • Jahrgang
  • Betreff

In der täglichen Arbeit mit Akten sind diese oftmals mit Kürzeln beschriftet, die nur für den jeweiligen Sachbearbeiter einen Sinn ergeben. Werden die Akten extern digitalisiert sind solche Kürzel oft nicht ausreichend.

Entsprechend ist es sinnvoll Akten im Vorfeld einer digitalen Archivierung so zu beschriften, wie sie später auch in der digitalen Hierarchie angezeigt werden sollen.

Weitere wichtige Vorbereitungen betreffen die Abholung der Akten. Damit die Abholung problemlos geplant werden kann, sind folgende Eckdaten von Bedeutung:

  • Der Zugang zu den Akten muss frei sein
  • Befinden sich die Akten auf unterschiedlichen Etagen?
  • Ist ein Fahrstuhl vorhanden?
  • Sind Treppen beim Verladen zu nutzen?
  • Gibt es ausreichend Parkmöglichkeiten vor Ort?
  • Besteht die Möglichkeit größere Mengen verpackter Akten in Kartons abzustellen?

Zuletzt aktualisiert am 15.03.2021 von Smart-Store.

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