Wie finde ich in digitalen Akten meine Unterlagen?

Eine digitale Archivierung sollte sich immer nach der Vorgehensweise einer Recherche in den Papierunterlagen, richten.

Schauen Sie sich Ihr derzeitiges Archiv/Ablage an. Nach welchen Kriterien ist es hierarchisch aufgebaut?

Oberstes Kriterium ist meist die Abteilung. Dies ergibt sich oft aus den derzeitigen Ablageorten.

In der zweiten Instanz folgt oft die Belegart (z.B. Kreditoren, Debitoren usw.).

Darauf folgend der Jahrgang und schließlich der Betreff.

Diese Kriterien/Indizes sollten auch einem digitalen Archiv zugrunde liegen:

  • Abteilung
  • Belegart/Dokumententyp
  • Jahrgang
  • Betreff

Der Jahrgang sollte in der Hierarchie vorangestellt werden. So können Dokumente, die nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegen, komplett gelöscht werden.

Entsprechend stellt sich grundsätzlich für ein digitales Archiv folgende Struktur dar:

Archiv \ Jahr \Abteilung \ Belegart \ Betreff(Inhalt)

Bei einer Suche/Recherche nach digitalen Unterlagen gehen Sie also entsprechend der Hierarchie vor und werden ähnlich wie im analogen Papierarchiv am Ende das gewünschte Dokument finden. Digital ist dies dann der Inhalt des Ordners den Sie in Form einer PDF-Datei durchblättern/Scrollen können.

Zusätzlich sollten digitale Dokumente idealerweise mit einer Volltexterkennung (OCR) gespeichert werden. Im Falle von PDF Dateien spricht man hier von „voll indizierten PDF“ oder auch „voll durchsuchbaren PDF“. Mithilfe der Texterkennung kann global über den gesamten digitalisierten Aktenbestand nach Stichworten wie Rechnungsnummern, Beträgen oder Betreff gesucht werden. Gerade die Volltextsuche dient „Betriebsfremden“ als sehr wertvolle Hilfe bei der Suche in Dokumenten.

Für Insolvenzakten bieten wir zusätzlich ein Recherchetool an, mit deren Hilfe Sie sowohl nach eindeutigen Indizes wie Jahrgang und Betreff suchen können und den vollen Funktionsumfang einer Volltextrecherche zur Verfügung haben.

Zuletzt aktualisiert am 15.03.2021 von Smart-Store.

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